Odkąd miniony tydzień minął, mieszkańcy stolicy mają do swojej dyspozycji nowe, innowacyjne narzędzie umożliwiające rezerwację wizyt w urzędach. To funkcjonalny i łatwy w obsłudze system, który ma na celu poprawę jakości oraz dostępności świadczonych usług. Unikalną cechą tego rozwiązania jest możliwość umawiania spotkań w dowolnym miejscu i czasie za pomocą aplikacji Warszawa 19115. Jest to pierwsza tego typu aplikacja w Polsce.

Interfejs systemu jest intuicyjny i kieruje użytkownika od wyboru konkretnej sprawy do odpowiedniej placówki urzędu, dając jednocześnie możliwość wyboru dostępnych terminów. W trakcie procesu rezerwacji, mieszkańcy otrzymują wsparcie poprzez komunikaty informujące o wymaganych dokumentach do załatwienia danej sprawy oraz sugerujące najdogodniejszy termin spotkania. Jeśli istnieje możliwość załatwienia sprawy online, użytkownik otrzymuje tę informację wraz z przekierowaniem do odpowiedniej strony.

Do systemu rezerwacji można uzyskać dostęp zarówno przez stronę internetową, jak i aplikację 19115.

System umożliwia rezerwację wizyt dla różnych spraw w różnych urzędach. Po wybraniu konkretnej sprawy, użytkownik jest kierowany do odpowiedniego urzędu. Jeśli wybrana sprawa może być załatwiona w kilku miejscach, system pokazuje wszystkie dostępne opcje wraz z możliwymi terminami. Użytkownicy mogą wybrać urząd najbliższy ich miejscu pracy lub domu, a także taki, który ma najdogodniejsze dla nich terminy. System również podpowie, który urząd znajduje się najbliżej podanego przez użytkownika adresu.

Rezerwacje są dostępne na najbliższe 14 dni, a podczas jednej wizyty można załatwić jedną sprawę.

Dodatkowe funkcje takie jak „przewodnik po sprawach” i „sprawdź kolejkę” pomagają w procesie rezerwacji. Pierwsza z nich ułatwia znalezienie odpowiedniej sprawy, a druga pozwala sprawdzić aktualny stan kolejki w wybranym urzędzie. Jest to szczególnie przydatne dla osób, które nie mają umówionej wizyty i planują odwiedzić urząd bez wcześniejszej rezerwacji.

Powstanie nowoczesnej platformy do rezerwacji wizyt, która integruje urzędy zlokalizowane w różnych miejscach i ich systemy kolejkowe, było dużym wyzwaniem informatycznym. Ważne było, aby nowy system był dostępny dla osób z różnymi potrzebami, dlatego do jego testowania zaproszono ekspertów z Fundacji Widzialni. Efektem tego jest system, który definiuje jeden standard obsługi dla wszystkich klientów z różnych dzielnic i biur.

Spójność obsługi wiąże się z konsystencją wizerunku. Wygląd strony internetowej został stworzony zgodnie z zasadami identyfikacji wizualnej Warszawy, co ma na celu budowanie wizerunku miasta jako miejsca wprowadzającego nowoczesne e-usługi.

Nad implementacją systemu czuwało Biuro Administracji i Spraw Obywatelskich we współpracy z Biurem Informatyki.